Il trattamento di scostamenti e non conformità
Il processo di miglioramento si focalizza sulle prestazioni del sistema e sulla sua conformità. Lo scopo è quello di concepire ad attuare:
- Azioni correttive utili a sanare lo scostamento o la non conformità
- Azioni migliorative tese a contrastare le cause che generano gli scostamenti e le non conformità
Grazie all’analisi delle cause degli scostamenti e delle non conformità e all’elaborazione continuativa di azioni migliorative, l’organizzazione innesca il processo di miglioramento continuo. Le azioni migliorative, che di solito puntano ad un consolidamento della consapevolezza oppure nella messa a disposizione di ulteriori supporti di cui emerge la necessità, possono anche comportare la necessità di ottimizzare le procedure esistenti oppure di riallocare le responsabilità in maniera differente. Le azioni migliorative, in questi casi, devono essere integrate dal sistema e dai suoi processi. L’ottimizzazione continua del sistema e il suo continuo adeguamento e adattamento alla realtà assicurano il miglioramento continuo.
L’organizzazione, con la relativa procedura, deve stabilire quando intervenire con azioni correttive e migliorative in relazione alla gravità degli scostamenti e delle non conformità nella seguente maniera:
La ricerca delle cause
La procedura che gestisce il processo di miglioramento può auspicabilmente impiegare tecniche di analisi come il brainstorming (Vedi TEMPLATE-760-D- Brainstorming) affinché si determinino con maggiore dettaglio le cause che sono alla radice di non conformità e scostamenti.
Le cause degli scostamenti o delle non conformità devono essere accuratamente denominate ed eventualmente descritte nelle loro dinamiche affinché risulti chiaro in che maniera gli eventi si sono evoluti fino a comportare lo scostamento o la non conformità.
Ai fini dell’efficacia del processo di miglioramento continuo del sistema l’organizzazione può predisporre, così come abbiamo riportato nell’esempio che segue, un elenco di cause nelle quali è possibile ravvisare l’origine dello scostamento o della non conformità. La frequenza con cui le cause generano non conformità e scostamenti viene utilizzata per individuare gli aspetti critici del sistema che possono/devono essere migliorati.
Ciascuna delle cause pre-impostate dall’organizzazione, ed indicate in basso, facilita l’identificazione dell’area del sistema di gestione che va migliorata:
Le azioni di miglioramento
Lo scopo delle azioni di miglioramento che devono essere contemplate all’interno della procedura da sviluppare è quello di individuare e rimuovere le cause che possono far ripetere lo scostamento o la non conformità oppure che possono farli ripresentare altrove. Lo scopo quindi è il miglioramento del sistema che si attiva continuamente in relazione alla presenza e all’entità di determinate circostanze ben rilevate dal sistema stesso.
Le azioni devono essere documentate. I dettagli della descrizione dell’azione di miglioramento devono essere appropriati all’importanza del problema da risolvere. Alcune azioni di miglioramento, definite le cause dello scostamento o della non conformità, possono essere facilmente intraprese e portate a termine nelle attività lavorative, questo accade soprattutto nel caso delle non conformità.
Altre azioni di miglioramento invece, soprattutto quando riguardano scostamenti derivanti da processi di innovazione, potrebbero meritare l’impiego di alcune tecniche necessarie a verificare scientificamente l’ipotesi del miglioramento nella sua possibilità effettiva e nella sua misura.
Nel determinare l’azione di miglioramento, nel sistema di gestione che stiamo illustrando ai fini dell’esempio, l’RGI (il responsabile del sistema di gestione dell’innovazione) deve documentare nel modulo MOD-1010-B- Azioni di miglioramento continuo:
L’RGI provvederà ad accertare il buon esito dell’azione di miglioramento (l’efficacia) e a documentarlo nel modulo stesso.
Tutte le modifiche che le azioni di miglioramento apporteranno alla struttura del sistema devono essere recepite dalle informazioni documentate.
