I processi di verifica. La fase Check
I processi di supporto e quelli delle attività operative, all’interno del sistema di gestione dell’innovazione, devono essere sottoposti a verifica da molteplici punti di vista. Nel ciclo di Deming la fase di “verifica” è denominata “Check” nella sequenza che conosciamo Plan, Do, Check, Act.
Le “verifiche” nella dinamica della gestione del sistema si focalizzano:
- Sulla conformità del sistema alla Norma
- Sulla conformità del funzionamento del sistema alle procedure che vi appartengono
- Sull’efficacia e l’efficienza con cui vengono raggiunti i risultati
In tale proposito ricordiamo che i risultati che ci si attende fondamentalmente dal sistema di gestione dell’innovazione sono di due tipi: risultati tecnici derivanti dalle attività di ricerca e sviluppo e risultati economici derivanti dall’impiego o dalla vendita dell’innovazione.
La fase che prima abbiamo definito Check, fase di verifica, prevede lo sviluppo e l’impiego di tre procedure che sono:
- La procedura PROC-910 – Monitoring che è dedicata al monitoraggio, alla misurazione, all’analisi e alla valutazione delle performance del sistema
- La procedura PROC-920 – Audit interni che è dedicata alle attività di auditing e dunque di verifica di conformità
- La procedura PROC-930 – Riesame di direzione che è dedicata alla verifica della correttezza della “direzione” intrapresa dall’organizzazione nel perseguimento della sua finalità strategica
Di seguito illustriamo i contenuti delle attività di monitoraggio e delle attività di auditing.
Il monitoraggio e la misurazione dei risultati
Nello sviluppo del sistema è necessario prevedere di misurare con regolarità alcuni indicatori di prestazione grazie ai quali verificare l’efficace e l’efficiente funzionamento del sistema di gestione durante il suo funzionamento, proprio in riferimento alla finalità strategica.
Il processo di monitoraggio, basato sugli indicatori e sulla loro continua verifica, ha come input tutto ciò che il sistema di gestione fornisce, come supporto, ai processi di innovazione:
- Idee
- Iniziative
- Nuove conoscenze
- Intuizioni
- Risorse
- Competenze
Altri input del processo derivano dai dati che caratterizzano la gestione dei processi di innovazione:
- Ricercatori e manager coinvolti
- Efficacia della collaborazione
- Strumenti e metodi adottati
- Time to profit
- Time to market
- Notorietà del marchio
Altri input ancora riguardano l’innovazione nella sua parte finale e cioè nel processo di implementazione della “soluzione” e del suo sbocco sul mercato come prodotto servizio:
- Idee attuate
- Ritorno sugli investimenti
- Ricavi
- Quote di mercato
- Soddisfazione degli utilizzatori
- Diffusione dell’innovazione
- Benefici sociali
- Proprietà intellettuale
- Immagine aziendale
Gli indicatori di prestazione servono ad effettuare delle analisi e delle valutazioni in merito a:
- Il livello di comprensione del contesto
- Il grado di impegno della leadership
- L’efficacia delle azioni intraprese per affrontare rischi e opportunità
- L’efficacia della strategia di innovazione
- La condivisione della conoscenza
- Miglioramenti apportati
I risultati del funzionamento del sistema di gestione devono essere apprezzati dal punto di vista “quantitativo” e perciò dal momento de loro concepimento sotto forma di obiettivi al momento della loro valutazione essi non possono sottrarsi alla “misurazione”.
Segue un esempio di come la procedura PROC-910 – Monitoring (dedicata al punto 9.1 della Norma) abbia disciplinato la misurazione di:
- Adeguatezza dei processi di supporto
- Risultati tecnico-scientifici
- Conformità dell’innovazione
- Risultati economico finanziari
Ai fini di un corretto intendimento di tali valori, segue l’esempio di come essi verranno visualizzati all’interno del modulo MOD-910 – Performance dashboard che ne permetterà il calcolo:
A meno che i valori non assumano livelli critici che richiedano un immediato intervento sul sistema da parte della organizzazione, la valutazione delle performance avviene trimestralmente ed è guidata dal responsabile del sistema di gestione dell’innovazione RGI.
L’occasione della valutazione è un incontro ufficiale con la direzione e gli RDP nella maggior parte delle volte lo ambientano all’interno del Riesame di direzione.
Il modulo MOD-910 – Performance dashboard supporta la valutazione generale attraverso il calcolo automatico di un valore bilanciato (attraverso la semplice media aritmetica) che rappresenta un unico valore di sintesi: il valore medio delle performance registrate in ciascuno dei 4 ambito gestionali.
Tale valore che l’organizzazione denomina “balanced score“, espresso e calcolato in percentuale, può assumere 4 livelli:
In occasione del riesame di direzione, l’organizzazione provvederà ad assumere le iniziative necessarie al miglioramento delle prestazioni.
Gli audit del sistema di gestione dell’innovazione
Con il processo di audit, l’organizzazione verifica, ad intervalli pianificati, se il sistema di gestione dell’innovazione considerato dal punto di vista documentale (impianto delle informazioni documentate) e dal punto di vista operativo, è conforme:
- Ai requisiti della Norma ISO 56002:2021 ai sensi della quale il sistema è stato implementato
- Ai requisiti che l’organizzazione deve o ha deciso di rispettare, nella conduzione del proprio sistema di gestione dell’innovazione
- Ai principi di efficacia che l’organizzazione ha espressamente stabilito all’interno delle proprie procedure
Dalla figura che segue che ritrae una sintesi della procedura di audit interno possiamo notare che le fasi del processo e le informazioni documentate previste sono analoghe a quelle degli altri sistemi di gestione che si rifanno alla HLS (high level structure).
Un elemento interessante della procedura di cui intendiamo sottolineare l’importanza è la check list. Nel sistema di gestione dell’innovazione sviluppato che stiamo esplorando tale check list reca il titolo CHECK-001 -Conformità ISO 56002 2021 in quanto è focalizzata sulla conformità ai requisiti della norma.
La check list è uno strumento formidabile per le attività di audit. La illustriamo di seguito allo scopo di favorire un esempio per la sua costituzione e il suo utilizzo. L’esempio è rivolto al punto 9 della Norma ISO 56002:2021.
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