La funzione strumentale del supporto
La determinazione dei supporti è un passo necessario per affrontare le attività operative e perseguire gli obiettivi stabiliti in Pianificazione.
La Norma 56002, al punto 7, stabilisce tutti i supporti di cui il sistema di gestione deve disporre e descrive i criteri con cui tali risorse devono essere rese disponibili.
Per il sistema di gestione dell’innovazione, perciò, è necessario stabilire delle procedure che stabiliscono in che maniera l’organizzazione, ed in particolare l’alta direzione, renderanno disponibili tali supporti.
Nel ciclo di Deming, a questo punto, siamo nella fase DO.
Per il supporto, l’alta direzione, secondo quanto prevede la Norma deve individuare e rendere disponibili le seguenti 12 risorse:
- Le persone da impiegare nei processi gestionali in generale del sistema e dei processi di innovazione
- Il tempo necessario affinché le attività contemplate nei processi e previste dagli obiettivi possano essere compiute
- La conoscenza indispensabile al funzionamento del sistema e ai suoi processi di innovazione
- Le forme di finanziamento predisposte alla copertura parziale o totale dell’investimento e dei costi correnti
- Le infrastrutture necessarie allo svolgimento del lavoro: edifici, impianti, attrezzature, tecnologie
- Le competenze che devono rendere efficace il lavoro delle persone impiegate nel sistema
- La consapevolezza che deve poter guidare ciascuna persona nel perseguimento degli obiettivi
- La comunicazione a supporto delle persone che devono poter contare su informazioni precise per lavorare
- Le informazioni documentate che rendono disponibili dati ed informazioni sul funzionamento del processo
- Gli strumenti ed i metodi per sviluppare, mantenere e migliorare il sistema di gestione e le sue performance
- Gli strumenti di intelligence per reperire le informazioni che devono supportare le decisioni del management
- Gli strumenti per proteggere e più in generale per gestire la proprietà intellettuale propria e altrui
Le procedure per gestire i supporti del sistema di gestione dell’innovazione
Lo sviluppo del punto 7 della Norma ISO 56002:2021 richiede molta attenzione in quanto è abbastanza complesso. La sua complessità consiste nella varietà di risorse contemplate dai requisiti che comporta la progettazione di una serie di procedure che affrontano argomenti tecnici abbastanza eterogenei come quelli che si leggono nella figura tratta dal sistema di gestione già realizzato:
Di queste procedure elencate che devono appartenere al sistema di gestione dell’innovazione la procedura “madre” che, per i suoi scopi e le sue dinamiche prevede tutte le altre è la procedura PROC-710 – Gestione delle risorse.
Per comprendere molti aspetti legati al supporto e molti altri aspetti legati al generale funzionamento del sistema di gestione dell’innovazione provvediamo ad esplorare la procedura in dettaglio.
La gestione delle risorse del sistema di gestione dell’innovazione
Lo scopo del processo di gestione delle risorse è quello di stabilire quali risorse sono necessarie al funzionamento efficace ed efficiente del sistema di gestione dell’innovazione e provvedere a renderle disponibili, compatibilmente con i vincoli di budget dell’organizzazione.
Il processo di gestione delle risorse, che l’organizzazione provvede ad eseguire in forma continuativa, è costituito dalle seguenti fasi:
- Determinazione delle risorse necessarie
- Verifica di budget
- Reperimento e disposizione delle risorse
- Valutazione di adeguatezza
Prima fase: Determinazione delle risorse necessarie
In occasione dell’incontro dedicato alla gestione delle risorse, ciascun RDP, relaziona circa l’adeguatezza dei supporti in relazione ai processi di propria competenza e in relazione agli obiettivi che persegue con i processi.
I processi per i quali sono determinate le risorse sono stati inseriti in sequenza a partire dal monitoraggio del contesto fino allo sviluppo delle soluzioni relative alle iniziative di innovazione.
Attraverso il confronto, il management documenta le risorse necessarie nel modulo MOD-710-A- Supporti assicurando che i supporti (le risorse) indicati siano solo quelli necessari al funzionamento del sistema, con i suoi processi e per i suoi obiettivi.
La documentazione delle risorse deve rispettare, in pratica, il principio di necessità.
Seconda fase: Verifica di budget
Dall’esame del modulo MOD-710-A- Supporti, potrà emergere la necessità di reperire supporti all’esterno.
Per quelle risorse che devono essere acquisite dall’esterno, l’alta direzione dovrà verificare la conformità al budget dell’organizzazione con il MOD-715-A-Budget innovazione. Solamente a seguito di un esito favorevole provvederà ad autorizzare l’acquisto. Il processo di acquisto è disciplinato dalla procedura PROC-840 -Outsourcing.
NOTA: Resta inteso che la determinazione dei supporti necessari e la determinazione del budget sono fasi interdipendenti.
Terza fase: Reperimento e disposizione delle risorse
Il processo di acquisto disciplinato dalla procedura PROC-840-Outsourcing permette di acquisiremateriale, attrezzature,dispositivi,etc. che devono essere acquistati. I processi indicati dalle procedure elencate negli output di processo renderanno adeguatamente disponibili tutti gli altri supporti quali: persone, conoscenza, tempo, strumenti e metodi e il resto.
Il responsabile del reperimento e della messa a disposizione delle risorse necessarie e della loro adeguatezza all’esigenza dei processi e degli obiettivi è l’alta direzione.
Il reperimento delle risorse necessarie può consistere anche nell’avviare un processo di partnership. La conoscenza che viene acquisita dall’esterno in questo caso, grazie all’approccio Open Innovation, è un supporto alle attività di innovazione.
Le risorse (attrezzature, software, strumenti, etc.) che dovranno risultare necessarie negli aspetti più operativi dello sviluppo delle soluzioni saranno rilevate nell’ambito del processo P – INN – 835- Sviluppo delle soluzioni che attiverà, in relazione alle necessità, il processo di acquisto disciplinato dalla procedura PROC-840 -Outsourcing.
Quarta fase: Valutazione di adeguatezza
L’adeguatezza delle risorse è valutata dalle persone che le utilizzano quotidianamente. Esse ne valutano l’adeguatezza allo scopo di impiegare, ove possibile, risorse più adeguate al perseguimento degli obiettivi.
La valutazione dell’adeguatezza delle risorse viene effettuata grazie alla somministrazione di un questionario che, ciascun responsabile di processo, provvede a recapitare ai suoi collaboratori.
In relazione a ciascun supporto indicato nel questionario, la persona che svolge il questionario esprime un proprio giudizio in merito al livello di adeguatezza del supporto e valuta, indirettamente, anche le performance del processo che lo deve rendere disponibile.
La valutazione dei supporti
Come abbiamo potuto comprendere dalla descrizione delle fasi della procedura, i supporti oltre ad essere resi disponibili devono essere anche valutati circa la loro idoneità definita, nel nostro caso, con il termine “adeguatezza”.
Riportiamo in proposito uno stralcio della procedura che ne illustra le dinamiche:
Le altre procedure del supporto
Tutte le altre procedure del punto 7 della Norma seguono la procedura “madre” che le ha generate. Ciascuna è dedicata ad un particolare tipo di supporto. A titolo di esempio riportiamo, per ciascuna delle procedure rimanenti, alcuni schemi che le illustrano nei loro contenuti.
PROC-714 – Acquisizione della conoscenza
PROC-715 – Finanziamenti per l’innovazione
PROC-720 – Persone e competenze – PROC-740 – Comunicazione – PROC-750 – Informazioni documentate 58
PROC-760 – Strumenti e metodi
PROC-770 – Gestione dell’intelligence strategica – PROC-780 – Gestione della proprietà intellettuale
