Disciplinare i processi
Quali procedure sviluppare
Con le procedure dobbiamo progettare dei documenti che stabiliscano nei confronti di tutti, e in particolare delle persone coinvolte, come devono funzionare le attività lavorative dell’azienda e del suo sistema per tradurre la finalità strategica in realtà.
Le procedure gestionali che devono essere sviluppate sono indicate nello schema in basso e riportano il prefisso PROC che le contraddistingue come Procedure e un’indicazione numerica che si riferisce al punto della Norma a cui la procedura fa riferimento.
Es: PROC-760 Strumenti e metodi dell’innovazione è la procedura che fa riferimento al punto 7.6 della ISO 56002:2021.
Come strutturare le procedure
La procedura è uno strumento documentale che disciplina un processo.
- Ne identifica le fasi
- Descrive come devono essere eseguite le attività lavorative per ciascuna fase
- Individua i responsabili di ciascuna fase lavorativa
- Stabilisce quali informazioni documentate devono essere impiegate per registrare le attività eseguite
Un indice di procedure potrebbe essere il seguente:
Le procedure devono essere scritte consultando l’alta direzione, i responsabili dei processi e le persone coinvolte dalle attività contemplate al suo interno.
I contenuti devono essere riportati in maniera chiara e comprensibile senza sottovalutare i dettagli che potrebbero esercitare influenza sulle attività lavorative. Le procedure ben fatte possono costituire un ottimo strumento di direzione dell’intera organizzazione ed un efficace strumento di formazione e comunicazione nei confronti del personale dell’organizzazione.
Le procedure, ancorché appartenenti al sistema, potrebbero rilevare agli esterni delle informazioni che l’azienda preferirebbe tenere riservate. Esse devono essere gestite con l’opportuna diligenza con la procedura che lo stesso sistema contempla che è la PROC-750 – Informazioni documentate.
Allo scopo di fornire un supporto valido al progettista delle procedure, riportiamo in basso le schermate relative ad una procedura di esempio, quella che riguarda il punto 6 della Norma dedicato alla Pianificazione.
