Lo strumento per generare ricchezza attraverso le iniziative di innovazione di cui al momento la disciplina del Management dispone è il sistema di gestione prescritto dalla Norma ISO 56002:2021.
Le eventuali altre iniziative manageriali condotte attraverso le tecniche di management possono solamente aggiungere eventuale efficacia ai requisiti previsti già dalla Norma ma nessuna iniziativa imprenditoriale deve subire la tentazione di trascurare, aggirare o disattendere un solo requisito altrimenti, l’intero sistema di gestione dell’innovazione, concepito dagli esperti internazionali della ISO, non assicura più l’effettivo raggiungimento dei risultati sperati.
Partendo da una necessaria fiducia nel sistema di gestione dell’innovazione descritto dalla Norma, seguiamo i suoi requisiti e descriviamo il lavoro che deve essere fatto:
Definire gli scopi e l’identità dell’organizzazione
L’alta direzione e tutti i responsabili dell’organizzazione, che da ora in poi definiamo responsabili di processo RDP, devono concordare e documentare una esatta descrizione della finalità strategica della propria organizzazione, tracciare gli elementi fondamentali che costituiscono la propria realtà aziendale e gli ambiti applicativi in cui le eventuali iniziative di innovazione saranno esperite.
Questi contenuti che scaturiscono dagli incontri dedicati devono essere documentati all’interno di un documento di sistema che è il Manuale del sistema di gestione dell’innovazione.
Stabilire i processi aziendali
L’alta direzione e gli RDP devono individuare e documentare, attraverso la descrizione accurata di ciascuna fase, tutti i processi necessari al funzionamento dell’organizzazione che possono coinvolgere oppure influire sulle iniziative di innovazione. Le procedure, i documenti cioè che descrivono tali processi dovranno indicare in maniera chiara le attività che devono essere compiute e i criteri con cui devono essere compiute.
Queste procedure che definiamo “gestionali” dovranno integrare i requisiti della norma affinché l’organizzazione funzioni così come essa prevede. La conduzione di attività aziendali nel rispetto delle procedure assicurerà la conformità del sistema di gestione dell’innovazione allo standard internazionale proposto.
Progettare i processi di ricerca e sviluppo
A prescindere dai contenuti delle iniziative di innovazione, le attività di ricerca e sviluppo finalizzate al concepimento dell’innovazione e al suo lancio del mercato devono essere sempre conformi alla Procedure di Innovazione. Queste devono essere preparate dal personale incaricato, conformemente a quanto prevede la Norma, nel punto che disciplina le attività operative.
Creare la modulistica
La modulistica è la documentazione che, a differenza del Manuale e delle Procedure, non ha sempre un contenuto prescrittivo. Nella modulistica si registrano le attività che sono state compiute allo scopo di documentare, in maniera certa, che tali attività previste dalle procedure non sono state disattese ma sono state attuate conformemente a come prescritto. La modulistica da realizzare deve essere assolutamente semplice da compilare e pratica da utilizzare nella sua emissione, nella sua circolazione e nella sua archiviazione. Il testo, attraverso degli esempi, propone l’impiego di modulistica in formato Word ma anche in formato Excel. I moduli Excel permettono un notevole risparmio di tempo in fase di compilazione e restituiscono dei risultati in maniera automatica poiché elaborano autonomamente i dati di input. I moduli resi in formato Excel sono stati denominati Applicazioni gestionali.
Applicare il sistema
Quando la documentazione è pronta e cioè quando il Manuale ha definito gli scopi e l’identità dell’Organizzazione e quando le procedure hanno determinato come perseguire i vantaggi dell’innovazione allora il sistema può partire. I contenuti dei documenti che mettono tutti d’accordo sul “dove andare” e “come arrivarci” diventano prescrittivi. Questo comporta che:
- Tutti i responsabili devono perseguire gli obiettivi determinati
- Tutte le attività di lavoro devono essere eseguite secondo quanto stabilito dalle procedure
- Tutte le attività poste in essere devono essere registrate per essere verificate, esaminate, consultate
- Tutti i risultati perseguiti devono essere confrontati con quelli raggiunti allo scopo di accertare l’efficacia e l’efficienza del sistema
Assicurare la conformità
Quando il sistema è stato avviato nel senso che tutte le persone lavorano secondo le procedure bisogna esercitare una sorta di vigilanza costante affinché non si manifestino non conformità. A sistema avviato, inizierà l’attività di auditing con cui si provvederà a verificare la continua conformità:
- Del sistema alla norma
- Delle attività aziendali alle procedure
