Definire gli argomenti del manuale del sistema di gestione dell’innovazione
Il manuale, come abbiamo anticipato, viene scritto per descrivere gli scopi del sistema di gestione e cioè la finalità strategica che l’organizzazione intende perseguire a riguardo dell’innovazione.
Siccome esso dovrà costituire una guida per il personale interno e per le parti interessate che non conoscono l’organizzazione (enti finanziatori, partner, clienti…) al suo interno conterrà anche una breve descrizione dell’organizzazione e dei suoi processi.
Nel manuale, a seguito dei contenuti iniziali, l’organizzazione provvederà a dichiarare, nei confronti di ciascuno dei dieci punti di cui è costituita la ISO 56002:2021, come essa si è adeguata o si adeguerà per operare secondo i requisiti normativi.
La struttura suggerita da questa guida presenta un manuale con il seguente indice dei contenuti:
I punti che vanno dallo 0.0 allo 0.4 descrivono l’organizzazione e i suoi propositi. I punti 0.5 e 0.6 sono invece dedicati al sistema di gestione dell’innovazione e ai suoi processi mentre i punti restanti sono dedicati alla descrizione di come l’organizzazione rispetta o rispetterà i requisiti. Da punto 1 fino al punto 10 infatti possiamo riconoscere i punti che costituiscono la struttura della ISO 56002:2021.
L’elaborazione di ciascun capitolo del manuale contenuto nell’indice viene resa attraverso l’esposizione di contenuti tabellari come nell’esempio in cui vanno raccolti dei dati:
Ci sono poi capitoli e paragrafi descrittivi che trattano, ad esempio, l’attività aziendale e le attività che possono essere sottoposte sotto la lente di ingrandimento degli intenti innovativi.
Determinare lo scopo e il campo di applicazione
Un punto molto interessante del manuale che non può che richiedere delle importanti riflessioni prima di essere documentato riguarda la finalità strategica dell’organizzazione in relazione alle iniziative di innovazione e al sistema.
Come possiamo notare dall’enunciato evidenziato in grassetto nell’immagine dell’esempio, la finalità strategica che l’organizzazione persegue attraverso il sistema di gestione dell’innovazione rappresenta un paradigma rispetto al quale è necessario confrontare tutte le decisioni da intraprendere nel corso del lavoro. Se la finalità strategica sarà precisamente determinata e chiara a tutte le parti coinvolte sarà più sostenibile il perseguimento dei medesimi intenti. La finalità strategica diventa un punto focale del business e diventa il punto ispiratore di ogni iniziativa gestionale e di innovazione.
Sviluppare le sezioni del manuale dedicate ai punti della norma
La struttura della norma ISO 56002:2021 è costituita da 10 punti. Ciascun punto esplicita dei requisiti ben determinati a cui l’organizzazione deve attenersi per implementare il sistema di gestione dell’innovazione.
Per ciascuno di questi dieci punti, è importante creare una sezione del manuale nella quale si riportano:
- I requisiti normativi
- La descrizione di come l’organizzazione adempie a questi requisiti
- L’indicazione della documentazione di sistema che permette di dimostrare la conformità dell’organizzazione
L’esempio che segue ha preso come riferimento il punto 7 della Norma. Come possiamo vedere esso è costituito da sottopunti che esplicitano i requisiti.
Nella tabella riportata nell’esempio, la sezione del manuale enuncia il requisito all’interno della prima colonna e descrive lo sviluppo del requisito nella colonna successiva.
Questo lavoro iniziale non soltanto è importantissimo per fare una ricognizione puntuale dei requisiti della norma ma costituisce una base progettuale sulla quale sviluppare la documentazione a carattere prescrittivo e cioè le procedure.
I punti della Norma dicono cosa fare e l’organizzazione risponde stabilendo in che maniera ha provveduto o provvederà.
Il primo punto operativo della norma è il punto 4 e cioè quello dedicato al Contesto. Nell’esempio che segue possiamo comprendere come ciascun requisito del punto viene sviluppato nell’intenzione di adempiere esattamente a quanto previsto dalla norma.
Dall’esempio vediamo che a fronte di una prescrizione da parte della Norma di monitorare il contesto in cui l’organizzazione opera, la stessa ha provveduto ad “adempiere” predisponendo l’impiego di una procedura, la PROC-400 – Monitoraggio del contesto che terrà sotto controllo i fattori influenti e le parti interessate.
Assicurare la coerenza nello sviluppo dei requisiti
A partire dal punto 4 della Norma, relativo al Contesto fino ad arrivare al punto 10 relativo al Miglioramento, grazie alla stesura delle sezioni del Manuale, il progettista del sistema deve focalizzare l’attenzione su ciascun gruppo di requisiti ma non deve perdere la visione “sistemica” e “totale” di tutti gli elementi.
Dal Contesto del punto 4 si estraggono le informazioni utili circa i fattori influenti e la loro influenza che poi serviranno alla Pianificazione del punto 6 che dovrà gestire rischi, opportunità e obiettivi. Dalla pianificazione si ottengono le indicazioni utili per reperire i Supporti del punto 7 e disciplinare le Attività operative del punto 8. Per gestire i Supporti e i Processi di Innovazione secondo le indicazioni stabilite dalla Pianificazione sarà necessario implementare la Leadership del punto 5 e istituire dei presidi di Monitoraggio e di Miglioramento rispettivamente previsti dai punti 9 e 10 della Norma.
Come possiamo comprendere dalle correlazioni esposte sopra il sistema è un insieme di elementi connessi che si influenzano e si determinano a vicenda, quindi, è necessario predisporre le singole sezioni del Manuale con lo sguardo rivolto ad un sistema già sufficientemente chiaro che sicuramente si perfezionerà nel corso dell’elaborazione delle Procedure.
In ciascuna sezione del manuale:
- Indicare il punto della Norma
- Indicare il requisito che si sta sviluppando
- Stabilire in che maniera l’organizzazione ha deciso di conformarsi al requisito
Indicare le procedure che stabiliranno nel concreto: le attività da compiere, i criteri con cui affrontarle, i relativi responsabili e le informazioni documentate che daranno evidenza della conformità delle attività compiute alla Norma e alle Procedure del Sistema.
Per non perdere di vista lo sviluppo dell’intera documentazione ricordiamo che il sistema di gestione dell’innovazione dell’organizzazione, dal punto di vista documentale, comprende le seguenti sezioni:
- Il manuale
- Le procedure gestionali
- Le procedure di innovazione
- I template
- La check list per la verifica della conformità
- La modulistica (in formato cartaceo tradizionale)
- La modulistica resa sotto forma di applicazioni gestionali in Excel
